JAK PRZEPROWADZIĆ EXIT INTERVIEW?

Czas czytania : 5 minut

PRZECZYTASZ:

  • Czym jest Exit interview
  • Dobre praktyki Exit interview

Exit interview to rozmowa skupiona na motywach zakończenia współpracy pracownika
z pracodawcą. W spotkaniu uczestniczy oczywiście osoba, która  zadeklarowała bliskie opuszczenie organizacji oraz zazwyczaj jej manager lub HR. Im bardziej ta relacja zawodowa była wartościowa, długotrwała i dawała poczucie komfortu stronom we współpracy, tym więcej emocji może pojawić się na spotkaniu. Bez względu na to, która strona była inicjatorem nadchodzącego rozstania, zupełnie naturalnym i pożądanym jest przedstawienie jego powodów oraz szerszego kontekstu. 

To nieprawda, że Exit interview jest ostatnią rozmową przed odejściem albo decydującym spotkaniem z wręczonym już wypowiedzeniem. Wszędzie tam, że poruszamy się na poziomie komunikacji i relacji, a nie matematyki, pole manewru jest na tyle szerokie, na ile jesteśmy w stanie zidentyfikować swoje cele, oczekiwania i potrzeby. Temat zdecydowanie lepiej traktować głęboko
i z nastawieniem na człowieka.

Bez względu na to, z której strony w Exit Interview jesteś, podejście do tego spotkania z mniejszą ilością emocji, przyniesie korzyści dla obu stron. Nie pozwól, żeby konfrontacja dwóch perspektyw na ten sam problem, czy też mnogość interpretacji tych samych wydarzeń, zmieniła kurs rozmowy na emocjonalną batalię.

To manager lub HR jest zazwyczaj inicjatorem Exit interview. Jeśli występujesz właśnie w tej roli – zapraszaj do rozmowy, a nie na rozmowę. 

Przeczytaj poniżej o 6 dobrych praktykach, dzięki którym zadbasz o odpowiedni przebieg spotkania. Dzięki nim Exit interview wniesie konkretną wartość i korzyści do Twojej organizacji. Uznajmy, że wspomniana “mniejsza ilość emocji” oraz “partnerska rozmowa” to w ‘dojrzałych organizacjach’ warunki obowiązujące zawsze i wszędzie.

  1. Zdefiniuj, na czym Ci zależy

Przemyśl jeszcze raz cel spotkania – czego od niego oczekujesz, jaką wartość chcesz uzyskać.
Co będzie czynnikiem, który potwierdzi w Twojej subiektywnej ocenie osiągnięcie celu spotkania? Zastanów się, czego dokładnie chcesz się dowiedzieć i co sam chcesz przekazać. Co zrobisz z tą wiedzą? Jak ją wykorzystasz?

  1. Unikaj nazwy ‘Exit Interview’

Exit interview nie jest zbyt wdzięczną nazwą. Komunikat Zapraszam Cię na Exit interview po prostu nie brzmi dobrze – dystansuje i wprowadza na wstępie niepotrzebny ładunek emocjonalny. Pamiętaj,
że dla odchodzącej osoby cała sekwencja wydarzeń związanych z rozstaniem jest i tak już wystarczająco stresująca. Osiągniesz zdecydowanie lepszy efekt nie nakładając tego ‘klosza’ na Waszą rozmowę.

  1. Zadbaj o odpowiednie zaproszenie

Przemyśl sposób zainicjowania rozmowy, który będzie spójny z kulturą komunikacji w zespole oraz dotychczasową relacją. Powiedz otwarcie, co skłoniło Cię do tego spotkania, dlaczego i o czym chcesz porozmawiać, na czym Ci zależy. Taka otwarta komunikacja pozwoli odbiorcy na odpowiednie przygotowanie się do rozmowy i przemyślenie, co i jak chce Ci przekazać.

  1. Zadbaj o komfort spotkania

Jeśli oczekujesz szczerej rozmowy i otwartej postawy, wówczas zapewnienie komfortu i poczucia bezpieczeństwa w tak poufnej sytuacji jest pierwszym priorytetem, o który musisz zadbać. 

Oprócz absolutnych oczywistości tj. empatycznej postawy i zrozumienia, zastanów się, czy w ogóle jesteś odpowiednią osobą, z którą ten pracownik powinien w tej sytuacji rozmawiać i czy będzie chciał z Tobą rozmawiać. Jeśli nie, warto zastanowić się, czy w zespole jest inna osoba, która sprawdzi się lepiej w tej roli, ale też czy będzie chciała ją wypełnić.

Exit interview nie jest standardem. Uważam, że dla wszystkich krzywdzące jest traktowanie tego spotkania procesowo tzn. że musi się odbyć. Nie musi. Jeśli nic dobrego nie wniesie, opłaci się z niego zrezygnować. Czasami najlepsze, co wszyscy możemy sobie dać, to święty spokój, wyciszenie
i zakończenie dotychczasowej relacji.

  1. Przemyśl treść rozmowy

Scenariusz – czyli o czym będziecie rozmawiać. Wykorzystując cele i założenia rozmowy, które już wcześniej sprecyzowałeś, dopasuj odpowiednie pytania, które pozwolą Ci uzyskać pożądane odpowiedzi. Każde spotkanie przyjmie jednak swoją dynamikę, dlatego nie zakładaj, że przewidzisz wszystko już na etapie planowania. 

Jeśli chcesz powalczyć o to, aby pracownik jeszcze raz przemyślał swoją decyzję, chcesz mu złożyć propozycję, lub w ogóle przygotować się do złożenia tej propozycji – upewnij się, że posiadasz odpowiednie zasoby, aby to zrobić. Jeśli czegoś nie wiesz lub nie rozumiesz – zadawaj adekwatne pytania. Upewniaj się, że dobrze rozumiesz perspektywę i potrzeby pracownika: … jeśli dobrze rozumiem, przemawia za tobą potrzeba taka i taka; Czy dobrze Cię rozumiem, że zależy Ci na tym
i tamtym;

Bardzo możliwe, że podczas spotkania zauważysz jeszcze przestrzeń pod dalszą współpracę, dzięki zrozumieniu szerszego kontekstu motywów pracownika oraz jego potrzeb. W tym artykule przeczytasz więcej o scenariuszu Exit Interview.

  1. Dbaj o markę 

… i swoją i pracodawcy. Jakakolwiek sytuacja nie nastąpiła lub była przyczyną decyzji pracownika
o rozstaniu, pamiętaj że w tym spotkaniu reprezentujesz pracodawcę i cały czas jesteś częścią zespołu. Niedopuszczalne, wręcz absurdalne byłoby szkalowanie imienia firmy, podburzanie do agresywnych zachowań, zachęcanie do jakichkolwiek innych działań negatywnie wpływających na organizację lub relacje między ludźmi w jej zespole.

Reprezentuj godnie tę markę, bo również ją tworzysz.

PODSUMOWANIE

  • Treścią Exit interview jest rozmowa o motywach decyzji o rozstaniu oraz poznanie szerokiego kontekstu tej sytuacji
  • Exit interview może dostarczyć cennych informacji o potrzebach pracownika, jeśli planujesz jeszcze o niego zawalczyć 
  • Przygotowując się do Exit interview zadbaj o partnerską relację, odpowiednią komunikację
    i treść spotkania
  • Nadmierne emocje negatywnie wpłyną na spotkanie, dlatego korzystne jest skupienie się na merytoryce spotkania