Cykl rozwoju zespołu

PRZECZYTASZ:

  • O tym, jakie 5 fazach cyklu rozwoju zespołu 
  • O co zadbać przy reorganizacji istniejących zespołów

Struktura organizacyjna w każdej firmie formalnie lub mniej formalnie definiuje zespoły, tj. blisko współpracujące ze sobą gruby osób, które realizują określone cele. Jakkolwiek prezycyjnie zostały zdefiniowane cele zespołu, tryb pracy czy jego marka – zespół to ludzie, a zatem i relacje między nimi. Komfort samopoczucia każdego członka zespołu we współpracy z pozostałymi osobami jest kluczowy, bo wpływa na jego kreatywność, inicjatywę, chęć podejmowania wyzwań, swobodę zadawania pytań, czy wreszcie udzielania feedbacku.

Modyfikacja relacji w zespole jest zjawiskiem naturalnym i potrzebnym. Jeśli chcesz wspierać swoje zespoły w skutecznej realizacji ich zadań i dążeniu do celów, ta wiedza będzie Ci potrzebna, aby w pełni zrozumieć wyzwania i problemy, z którymi mierzą się one na kolejnych etapach swojej pracy. 

W zależności od poziomu dojrzałości samej organizacji, ale też indywidualnych członków team’u, zespoły mogą działać w trybie samodzielnej organizacji własnej pracy (zespoły samoorganizujące się). W tym modelu, poczucie odpowiedzialności i sprawczości w połączeniu ze specjalistyczną wiedzą pomogą osiągnąć najlepsze wyniki, a zatem i przyniosą najwięcej wartości samej organizacji. 

Zespół modelowo rozwija się w 5 fazach, które definiuję poniżej. Każda z tych faz trwa i realizuje się w indywidualnym dla siebie wymiarze, ponieważ nie ma dwóch takich samych zespołów, a porównywanie ich między sobą może przynieść wątpliwie efekty.

  1. FORMOWANIE 

Formowanie, czyli tworzenie nowego zespołu, jest naturalnie etapem najbardziej początkowym skupionym na dobraniu odpowiednich osób, które wniosą pożądane kompetencje i wartości do nowej struktury. Ten etap wymaga jasnej i otwartej komunikacji o celu powstania tej grupy, problemach, jakie ma rozwiązywać, wyzwaniach, z jakimi będzie się mierzyć, rolach jej członków oraz zależności między tymi rolami. 

Działanie w trybie “formowania” będzie adekwatne tak do tworzenia zupełnie nowej grupy, jak i w zakresie reorganizacji dotychczas istniejących zespołów. Na tym etapie jestem z kluczowych kryteriów sukcesu jest relacja wygrany-wygrany, gdzie zarówno perspektywa samej organizacji jak i potencjalnego członka nowej formacji wywołuje pozytywne emocje. Tutaj już wiele zależy od wspomnianej komunikacji.

  1. BURZOWANIE

Burzowanie jest najtrudniejszym etapem rozwoju zespołu, a jego trwanie jest wprost proporcjonalne do zdolności interpersonalnych i doświadczenia w pracy w grupie. W tej fazie za kluczową uznaję świadomość, że konfliktowanie i konfrontacja nie zwalniają nigdy i nikogo z utrzymania wyznaczonych standardów kultury pracy, szacunku i relacji międzyludzkich. 

Faza burzowania skupia uwagę na doświadczeniu różnic postrzegania i wypracowanych wzorców, dlatego współpraca członków zespołu może okazać się chwilowo nieefektywna i niekomfortowa. Jednocześnie, to idealny moment na identyfikację przestrzeni tych różnic i rozbieżności, a zatem prezycyjnie zarysowuje pole do pracy dla członków zespołu. W organizacjach o wysokiej kulturze pracy, burzowanie powinno trwać jak najkrócej i być naturalnym zaproszeniem do ustalenia zasad współpracy.

  1. NORMOWANIE

Normowanie to właśnie ustalanie zasad współpracy, którego zamierzonym efektem jest skuteczne i komfortowe realizowanie tych celów, dla których zespół powstał. Uzgodnienie tych norm, którymi członkowie zespołu będą się kierować zdecydowanie wymaga otwartej i transparentnej komunikacji, jasnego przedstawienia swojej perspektywy oraz upewnienia się, że rozumiemy to samo używając tych samych sformułowań. Poznanie oczekiwań i potrzeb wszystkich osób i próba odpowiedzenia na pytanie, czy możemy wspólnie te oczekiwania i potrzeby zaspokoić, zapewni poczucie współtworzenia umowy i utożsamiania się z nią.

Ustalone zasady warto spisać w formie umowy między członkami zespołu (working agreement). 

  1. DZIAŁANIE

Działanie to najbardziej pożądany moment rozwoju zespołu, w którym skutecznie i komfortowo realizuje on swoje cele. W tej fazie, zespół dostarcza najwięcej wartości do organizacji, dlatego najlepiej, jeśli nastąpi jak najszybciej i trwa jak najdłużej. Działanie jest zazwyczaj etapem wypracowanym, w którym wszystkie osoby w teamie pracują według ustalonych wcześniej zasad. Moment działania zapewnia z jednej strony najwyższą efektywność zespołu, a z drugiej utrzymywanie partnerskiej relacji i komfortu we współpracy między jego członkami. Jedyne, czego potrzebuje tak wysoce produktywny zespół od organizacji, to przestrzeni i swobody do dalszego działania. Ingerencja z zewnątrz niestety może łatwo zakłócić ten proces, dlatego przed ewentualnym wprowadzeniem zmian i ulepszeń, warto zorientować się, czy rzeczywiście będą one pomocne z perspektywy samego zespołu.

  1. TRANSFORMACJA

Transformacja jest momentem zmiany w strukturze zespołu, która zakłada dwa możliwe scenariusze. Pierwszy z nich to dołączenie nowej osoby lub osób do istniejącej już formacji, natomiast drugi to istotne przekształcenie celem utworzenia nowych grup wewnątrz większej struktury całej organizacji.

Zaproszenie do współpracy nowych członków, de facto redefiniuje skład zespołu. Kontynuacji efektywnej współpracy w takiej sytuacji zdecydowanie pomoże wdrożenie nowej osoby w funkcjonujące zasady i zapoznanie z wypracowaną wcześniej working agreement. To jednocześnie dobry moment na powrót do rozmowy w pełnym składzie i weryfikacja, czy zdefiniowane wcześniej normy są wciąż aktualne oraz ewentualne dostosowanie ich do obecnych okoliczności. W partnerskiej współpracy otwarta komunikacja obowiązuje zawsze i wszędzie, dlatego nowy członek zespołu powinien również przedstawić swoją perspektywę wobec tak całej współpracy jak i poszczególnych jej elementów.

Przekształcenie całego zespołu, a zatem rozbicie grupy celem utworzenia nowych struktur w organizacji, oznacza zamknięcie cyklu rozwoju tego zespołu i jednocześnie otwiera drzwi do formowania nowych grup. Jednocześnie, transformacja bez komunikacji o powodach i celach tej zmiany może głęboko wstrząsnąć zespołem całej organizacji, skutecznie i długofalowo obniżyć morale jej członków oraz naruszyć kulturę organizacyjną. Jednym słowem, taka ingerencja w strukturę nie może odbyć się bez otwartej rozmowy tych, którzy podjęli taką decyzję z tymi, którzy jej ulegli. 

Z perspektywy operacyjnej, najważniejszą czynnością na poziomie transformacji będzie zabezpieczenie dotychczas wypracowanej wartości i wiedzy.

PODSUMOWANIE:

  • Modyfikacja relacji członków zespołu jest zjawiskiem naturalnym i pożądanym. Skuteczność realizacji zadań zespołu wymaga zrozumienia tych etapów i adekwatnych reakcji wewnątrz tego zespołu, które będą wspierały go w dążeniu do osiągania swoim celów. 
  • Każdy zespół rozwija się przechodząc przez 5 etapów: 1. Formowanie (tworzenie), 2. Burzowanie (konfliktowanie i konfrontacja), 3. Normalizowanie (ustalanie zasad współpracy) 4, Działanie (efektywna realizacja celów) 5. Transformacja (reorganizacja)